المراحل العمرية للوثائق الادارية وأثرها في حفظ وتنظيم الارشيف بالمؤسسات
DOI:
https://doi.org/10.65422/sajh.v4i1.193الكلمات المفتاحية:
الوثائق الإدارية، إدارة الوثائق، الأرشيف، الأرشفة الإلكترونية، دورة حياة الوثيقةالملخص
تهدف هذه الدراسة إلى التعرف على دورة حياة الوثائق الإدارية ودورها في حفظ وتنظيم الأرشيف داخل المؤسسات. وقد تناولت الدراسة الإطار النظري للوثائق الإدارية من حيث مفهومها وخصائصها وأهميتها في العمل الإداري، كما عرضت المراحل العمرية التي تمر بها الوثيقة الإدارية، والتي تشمل المرحلة الجارية والمرحلة الوسيطة والمرحلة النهائية. كذلك تناولت الدراسة أساليب تنظيم الأرشيف وطرق ترتيب الوثائق وأساليب حفظها سواء بالطرق التقليدية الورقية أو باستخدام الأرشفة الإلكترونية.
واعتمدت الدراسة على المنهج الوصفي التحليلي من خلال مراجعة الأدبيات العلمية والدراسات المتعلقة بإدارة الوثائق وتنظيم الأرشيف. وقد توصلت الدراسة إلى أن تطبيق مفهوم دورة حياة الوثائق يُسهم في تحسين كفاءة إدارة الأرشيف داخل المؤسسات، ويحد من تكدس الوثائق، كما يساعد في تسهيل الوصول إلى المعلومات وتنظيمها بطريقة أكثر كفاءة. كما أظهرت النتائج أهمية اعتماد نظم حديثة في إدارة الوثائق، خاصة في ظل التحول نحو الأرشفة الإلكترونية داخل المؤسسات
